Form I-9 - Employment Eligibility Verification

Das Formular I-9 ist ein offizielles Dokument der US-amerikanischen Einwanderungsbehörde USCIS und dient dem Nachweis über die Identität und Arbeitsberechtigung von Personen, die in den Vereinigten Staaten eine Beschäftigung aufnehmen. Jeder Arbeitgeber in den USA ist gesetzlich verpflichtet, das I-9 Formular für neue Mitarbeiter – unabhängig von ihrer Nationalität – korrekt auszufüllen und aufzubewahren.

Für GreenCard-Inhaber ist das I-9 Formular besonders wichtig, da es den legalen Arbeitsstatus nachweist und bei jeder Anstellung neu vorgelegt werden muss.

Wer muss das Formular I-9 ausfüllen?

Alle Personen, die in den USA arbeiten möchten – ob als US-Bürger, Lawful Permanent Resident oder mit einem Visum – müssen dieses Formular ausfüllen. Die Verpflichtung besteht am ersten Arbeitstag, wobei bestimmte Abschnitte bereits vorab erledigt werden können.

GreenCard-Gewinner, die in den USA leben und dort eine Arbeit aufnehmen, müssen dem Arbeitgeber beim Arbeitsantritt ein ausgefülltes I-9 Formular vorlegen und geeignete Dokumente zur Identifikation und Arbeitsberechtigung mitbringen – z. B. die physische GreenCard (I-551).

Welche Dokumente sind für das I-9 Formular erforderlich?

Für das Formular I-9 sind Nachweise erforderlich, die sowohl die Identität als auch die Berechtigung zur Arbeit belegen. Es gibt drei Kategorien von akzeptierten Dokumenten. Vorzuweisen ist entweder ein Dokument der Liste A, oder eine Kombination aus Liste B und C.

• Liste A: Dokumente, die Identität und Arbeitsberechtigung nachweisen, z. B.:
  • GreenCard (Form I-551)
  • US-Reisepass mit I-551-Stempel
  • EAD (Employment Authorization Document)
• Liste B: reiner Identitätsnachweis, z.B.:
  • Driver´s License oder State ID
• Liste C: reiner Arbeitsberechtigungsnachweis, z. B.:
  • Social Security Card oder Work Permit

Wie funktioniert der Ausfüllprozess?

Das Formular besteht aus drei Abschnitten:

• Section 1 – vom Arbeitnehmer auszufüllen: Enthält persönliche Angaben, Einwanderungsstatus (z. B. GreenCard-Inhaber), Unterschrift und Datum.
• Section 2 – vom Arbeitgeber auszufüllen: Prüfung und Eintrag der vorgelegten Dokumente, Bestätigung des Arbeitsbeginns.
• Section 3 – Nachträgliche Aktualisierungen oder Re-Verifizierungen: Nur bei Änderungen (z. B. bei Verlängerung eines Visums oder neuer Name).

Arbeitgeber müssen das Formular mindestens drei Jahre nach der Einstellung oder ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren – je nachdem, welcher Zeitraum länger ist.

Was ist wichtig für GreenCard-Gewinner?

Für Gewinner der GreenCard Lotterie ist es besonders entscheidend, rechtzeitig nach der Einreise in die USA die Social Security Number (SSN) zu beantragen und die physische GreenCard zu erhalten. Beide Dokumente werden zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber benötigt.

Alternativ kann während der Wartezeit auf die GreenCard ein I-551-Stempel im Pass als Nachweis verwendet werden.

Auch der Erhalt eines Reentry Permits oder eines Notice of Action (Form I-797) kann – je nach Status – Einfluss auf die I-9-Form-Verwendung haben.

Welche Folgen drohen bei Fehlern?

Fehlerhaft oder verspätet ausgefüllte I-9 Formulare können schwerwiegende Konsequenzen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben – von Bußgeldern bis hin zu arbeitsrechtlichen Maßnahmen. Arbeitgeber, die wissentlich falsche Dokumente akzeptieren oder das Formular nicht aufbewahren, riskieren rechtliche Schritte durch das Department of Homeland Security (DHS).